Der erste Eindruck am Telefon: Wie Sie mit einfachen Mitteln Professionalität ausstrahlen
10.07.2025
Der erste Kundenkontakt läuft im SHK-Betrieb fast immer über das Telefon. Genau hier entscheidet sich, ob aus einer Anfrage ein Auftrag wird – oder ob der Kunde weiterklickt. Für Geschäftsführer ist es entscheidend, diesen Moment nicht dem Zufall zu überlassen. Schon kleine Veränderungen steigern Kundenzufriedenheit und sichern Umsatz.
1 | Klare Erreichbarkeit sicherstellen
Kunden erwarten, dass jemand ans Telefon geht. Laut Studien springen über 30 % der Anrufer ab, wenn sie in Warteschleifen landen. Organisieren Sie feste Zuständigkeiten oder nutzen Sie smarte Telefonlösungen, damit kein Anruf verloren geht.
2 | Einheitliche Gesprächsleitfäden nutzen
Ein strukturierter Einstieg vermittelt Sicherheit. Begrüßung mit Firmenname und Ansprechpartner, kurze Bedarfsabfrage und klare Zusage zur Rückmeldung – so wirkt Ihr Team professionell und spart Zeit. Ein Leitfaden muss keine starre „Checkliste“ sein, sondern dient als roter Faden.
3 | Name des Kunden wiederholen
Ein einfacher Trick: Sagen Sie den Kundennamen im Gespräch mindestens einmal zurück. Das schafft Nähe und signalisiert Aufmerksamkeit. Gerade bei Neukunden wirkt das persönlich und erhöht die Chance auf einen Auftrag.
4 | Hintergrundgeräusche reduzieren
Baustellenlärm oder laute Gespräche im Büro wirken unprofessionell. Richten Sie eine ruhige Telefonzone ein oder leiten Sie Anrufe auf Mobilgeräte in ruhigen Bereichen um. Schon kleine Anpassungen heben den Gesamteindruck deutlich.
5 | Rückrufgarantie etablieren
Nicht immer kann sofort geholfen werden – aber ein verbindlicher Rückruf innerhalb von 2 Stunden wirkt Wunder. Hier können digitale Helfer wie HeyTelo unterstützen, indem sie Anrufe annehmen, strukturierte Daten aufnehmen und Rückrufzusagen dokumentieren.
6 | Stimme und Ton bewusst einsetzen
Ein freundlicher, ruhiger Ton bleibt in Erinnerung. Schulungen für Mitarbeiter müssen keine teuren Seminare sein – oft reicht ein kurzes Teamtraining mit Praxisübungen, um Wirkung und Selbstsicherheit am Telefon deutlich zu verbessern.
Fazit
Für SHK-Unternehmer ist das Telefon weit mehr als ein Kontaktkanal – es ist die Eintrittstür zum Auftrag. Wer hier Professionalität ausstrahlt, steigert seine Abschlussquote, entlastet Mitarbeiter und sorgt für zufriedene Kunden. Mit klaren Standards und kleinen Tools wie HeyTelo sichern Sie den ersten Eindruck – und damit bares Geld.
