Digitale Einsatzplanung im SHK: Warum Excel nicht mehr reicht
15.07.2025
Die Termin- und Einsatzplanung ist das Herzstück jedes SHK-Betriebs. Wer hier Fehler macht, riskiert unzufriedene Kunden, gestresste Mitarbeiter und entgangene Umsätze. Viele Betriebe setzen noch auf Excel – doch das stößt schnell an Grenzen. Moderne digitale Tools bieten Geschäftsführern klare Vorteile.
1 | Übersicht in Echtzeit statt Excel-Chaos
Excel-Tabellen sind statisch und fehleranfällig. Sobald sich ein Termin verschiebt, muss alles manuell angepasst werden. Digitale Systeme zeigen Touren, freie Kapazitäten und Engpässe live an. Das spart Zeit und verhindert Doppelbuchungen.
2 | Ressourcen optimal nutzen
Ein Monteur fährt quer durch die Stadt, während der nächste nur zwei Straßen weiter arbeiten könnte – typische Excel-Falle. Digitale Planung berücksichtigt Standorte, Qualifikationen und Verfügbarkeit automatisch. Das reduziert Fahrtzeiten und steigert die Produktivität um bis zu 15 %.
3 | Kundenkommunikation automatisieren
Mit Excel bleibt es oft bei der klassischen Zettelwirtschaft und Rückrufen. Digitale Systeme verschicken automatisch Terminbestätigungen oder Erinnerungen per SMS. Praxis-Hack: Über Schnittstellen zu Tools wie HeyTelo lassen sich Rückmeldungen von Kunden direkt in die Planung integrieren – ohne zusätzlichen Aufwand im Büro.
4 | Transparenz für das ganze Team
In Excel hat meist nur eine Person den Überblick. Digitale Lösungen hingegen machen die Planung für alle sichtbar – ob im Büro oder mobil beim Monteur. Das erleichtert Abstimmungen und verhindert Missverständnisse.
5 | Daten als Entscheidungsgrundlage nutzen
Während Excel kaum Auswertungen liefert, bieten digitale Tools Reports zu Auslastung, Storno-Quoten oder Einsatzzeiten. So erkennen Geschäftsführer sofort, wo Kapazitäten fehlen oder zusätzliche Aufträge möglich sind.
Fazit
Wer weiterhin auf Excel setzt, bremst seinen SHK-Betrieb aus. Digitale Einsatzplanung schafft Transparenz, entlastet die Mitarbeiter und sorgt für zufriedene Kunden. Geschäftsführer sichern sich damit Wettbewerbsvorteile und erhöhen die Rentabilität ihres Betriebs – und das mit wenigen Klicks.
