Von der Anfrage zum Auftrag: Wie Sie die Bearbeitungszeit im Büro halbieren
01.02.2025
Im SHK-Betrieb ist die Büroarbeit oft der Flaschenhals: Anfragen trudeln ein, Angebote bleiben liegen, und wertvolle Zeit geht zwischen Telefon, Zettelwirtschaft und Rückrufen verloren. Gerade für Geschäftsführer bedeutet das: weniger Tempo im Geschäft, ungenutzte Umsatzchancen und unnötiger Druck auf die Mannschaft. Mit den richtigen Stellschrauben lässt sich die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen – oft sogar halbieren.
1 | Standardisierte Vorlagen nutzen
Egal ob Angebot, Auftrag oder Rechnung – einheitliche Textbausteine sparen jedes Mal Minuten. Studien zeigen, dass standardisierte Vorlagen die Schreibzeit pro Dokument um bis zu 40 % reduzieren. Wichtig: Die Vorlagen regelmäßig aktualisieren und für alle Mitarbeitenden zentral bereitstellen.
2 | Digitale Erfassung statt Zettelwirtschaft
Handgeschriebene Notizen oder Formulare kosten doppelte Zeit – einmal beim Ausfüllen, dann beim Übertragen. Mit digitalen Formularen (z. B. direkt am Tablet) fließen Daten sofort ins System. So vermeiden Sie Übertragungsfehler und sparen pro Auftrag 10–15 Minuten.
3 | Telefonische Anfragen sofort dokumentieren
Viele Aufträge verzögern sich, weil Informationen aus Telefonaten erst später notiert werden. Besser: Sofort digital erfassen oder per Tool wie HeyTelo automatisch im System ablegen lassen. Das spart Rückfragen und macht die Bearbeitung deutlich schneller.
4 | Klare Zuständigkeiten im Büro
Wenn jeder „irgendwie“ Anfragen bearbeitet, entstehen Wartezeiten. Legen Sie feste Verantwortlichkeiten fest: Wer nimmt Anfragen an? Wer schreibt Angebote? Wer hakt nach? So vermeiden Sie Leerlauf und beschleunigen Abläufe.
5 | Nachfassen automatisieren
Nicht bearbeitete Angebote sind verlorenes Geld. Mit automatisierten Erinnerungen (z. B. per Software oder Telefonservice) erreichen Sie, dass keine Anfrage im Stapel verschwindet. Schon eine Nachfass-Quote von 20 % kann Ihren Umsatz spürbar steigern.
6 | Praxis-Hack: Sofortige Rückmeldung statt „Wir melden uns“
Gerade kleinere Büros können nicht jeden Anruf sofort ausführlich bearbeiten. Aber eine direkte Rückmeldung – etwa über HeyTelo – zeigt dem Kunden sofortige Präsenz. Schon ein kurzer Rückruf oder eine Bestätigung innerhalb von 2 Stunden erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit um bis zu 50 %.
Fazit
Wer die Bearbeitungszeit von Anfragen konsequent verkürzt, gewinnt doppelt: mehr Aufträge bei weniger Stress im Büro. Als Geschäftsführer schaffen Sie damit klare Strukturen, entlasten Ihre Mannschaft und steigern die Kundenzufriedenheit. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Prozesse zu straffen – bevor wertvolle Aufträge verloren gehen.
