Wachstum trotz Personalknappheit: Welche Prozesse sich jetzt automatisieren lassen
14.04.2025
Die Auftragsbücher im SHK-Handwerk sind voll, doch die größte Bremse bleibt: zu wenig Mitarbeiter. Anstatt Aufträge abzulehnen oder das Team dauerhaft zu überlasten, können clevere Automatisierungen helfen. Gerade als Geschäftsführer haben Sie hier die Chance, Wachstum zu sichern, ohne zusätzliche Köpfe einzustellen.
1 | Telefonannahme automatisieren
Jeder verpasste Anruf kostet bares Geld – Studien zeigen, dass über 60 % der Kunden bei Nichterreichbarkeit sofort den nächsten Betrieb anrufen. Mit einer Telefon-KI wie HeyTelo wird jeder Anruf zuverlässig entgegengenommen, Informationen erfasst und an Ihr Team weitergegeben. So bleibt kein Auftrag liegen, auch wenn die Leitungen glühen.
Praxis-Hack: Starten Sie mit den Stoßzeiten (z. B. Montagvormittag) – hier verpassen SHK-Betriebe erfahrungsgemäß die meisten Anfragen.
2 | Einsatzplanung digitalisieren
Excel-Listen kosten Zeit und Nerven. Digitale Planungstools verteilen Aufträge automatisch nach Verfügbarkeit und Standort. Das spart bis zu 30 % Planungsaufwand und reduziert Leerfahrten. Für die Monteure heißt das: klare Tagesstruktur, weniger Stress – für den Chef: mehr Transparenz.
3 | Wartungsaufträge automatisch generieren
Viele SHK-Betriebe verschenken Umsatz, weil Wartungsintervalle nicht konsequent nachgehalten werden. Softwarelösungen können Kunden rechtzeitig automatisch erinnern und Folgetermine vorschlagen. Mit HeyTelo lässt sich die Terminplanung zusätzlich automatisieren – Kundenanrufe für Wartungen werden direkt aufgenommen und passende Vorschläge abgestimmt. Das erhöht die Auslastung in schwächeren Monaten und bindet Bestandskunden langfristig.
4 | Angebots- und Rechnungserstellung beschleunigen
Automatisierte Vorlagen in Ihrer Handwerkersoftware verkürzen die Bearbeitungszeit im Büro um bis zu 50 %. Standardleistungen (z. B. Wartungspauschalen, Materialpositionen) lassen sich mit wenigen Klicks ins Angebot ziehen – Rechnungen gehen direkt im Anschluss raus.
5 | Kundenfeedback strukturiert einholen
Positive Bewertungen sind heute Gold wert. Mit einfachen Tools können nach jedem Auftrag automatisch Feedback-Anfragen verschickt werden. Noch persönlicher wirkt ein kurzer Nachfass-Anruf – diesen kann HeyTelo übernehmen und Kunden freundlich nach ihrer Zufriedenheit fragen. Das stärkt Ihre Online-Reputation, erhöht die Sichtbarkeit bei Google und liefert Ihnen wichtige Steuerungskennzahlen.
Fazit
Automatisierung ersetzt keine guten Mitarbeiter – sie macht Ihr Team aber spürbar produktiver. Wer als SHK-Geschäftsführer Prozesse digitalisiert, entlastet die Mannschaft, sichert Umsatz und bleibt für neue Kunden attraktiv. Starten Sie klein, z. B. mit der Telefonannahme via HeyTelo, und bauen Sie Schritt für Schritt aus – so wächst Ihr Betrieb auch bei knapper Personaldecke.
